執筆者：CFO 永見 和平
皆様、こんにちは。インサイトテクノロジーCFOの永見です。
来期の予算づくりを進める時期になりました。多くの経営企画部の担当者様から、「分析の仕組みは導入したものの、数字がそろわず、予算づくりに時間ばかりかかる」というお悩みを耳にします。
なぜ、数字を扱う仕組みがあっても、予算づくりは楽にならないのでしょうか？ その原因は、高度な分析を始める前の、データの「土台」が整っていないからです。
データ基盤・データインテグレーションを手がける当社も、決して例外ではありません。今回は、経営企画部として日々の数値管理に向き合う中で見えてきた3つの壁と、その解決に向けた取り組みについてお話しします。
壁① 商談管理・販売管理・会計の3つのシステムで、製品番号・顧客番号がそろっていない
多くの企業では、商談の見込みは「商談管理システム」、受注や請求は「販売管理システム」、売上や利益は「会計システム」と、目的ごとに異なるシステムで管理しています。
それぞれが目的に合わせて構築されているため、同じ製品・同じお客様であっても、番号や名称の付け方、管理する単位がそろわないことがあります。
こうなると、次のような問題が生じます。
- 商談の見込みがどの受注になり、いつ売上として計上されたのかを一気通貫で追えない
- 製品別・顧客別の予算を作成する際、3つのシステムのデータをつなぐ作業が手作業になる
- 担当者が変わると、データのつなぎ方がわからなくなる
予算は「見込み」と「実績」を比べて初めて意味を持ちます。商談から受注、売上までをつなぐ共通のキーがなければ、比較すること自体にコストがかかってしまいます。
壁② 用途ごとに、KPIの数値フォームが異なる
取締役会に報告するKPI、営業現場で管理するKPI、全社に共有するKPIは、それぞれ目的が異なるため、数値のフォームも違います。これ自体は自然なことです。
しかし、同じ「受注」「売上」という言葉でも、商談管理システムでの受注見込み、販売管理システムでの受注・出荷、会計システムでの売上計上とでは、集計の期間や範囲、定義が少しずつ異なります。
その結果、次のような問題が起こります。
- 「数字が合わない」理由の説明に時間を取られる
- どの数字を基準にすべきか判断できず、議論がかみ合わなくなる
- 資料を用途ごとに作り直す手間が増える
壁③ データの更新ルートがバラバラで、最新のマスタがわからない
製品や顧客のマスタは、商談管理・販売管理・会計の各システムに存在します。誰が、どのシステムで、どう更新するのかが決まっていないと、あるシステムでは更新済みでも、別のシステムでは古いまま、という状態が生まれます。
さらに、部門ごとにExcelのコピーが作られ、結局「どれが最新なのか」を人に確認しなければならなくなります。
数字そのものを集計する作業よりも、「この数字は信頼できるのか」を確認する作業が、実は一番のコストになっているのではないでしょうか。
3つの壁に共通するのは、「分析」ではなく「土台」の問題
3つの壁を並べてみると、どれも「分析の力が足りない」のではなく、「データの土台が整っていない」ことが原因です。
AIや高度な分析への関心が高まる中、つい分析手法に目が向きがちです。しかし、番号がそろわず、定義がバラバラで、どれが最新なのかもわからないデータに、どれだけ高度な分析を重ねても、出てくる答えの信頼性は高まりません。
その前提となる、データを正しく管理する「データマネジメント」の実践こそが、先に取り組むべきことだと考えています。
【現在地】まずは、小さく始める
大がかりな仕組みを一度に構築する必要はありません。私たちが重視しているのは、次の3点を、課題を絞って小さく始めることです。
- 共通のキーを決める： 製品番号・顧客番号について、商談管理・販売管理・会計の3つをつなぐ対応表を整備し、共通のIDを定める
- 指標の定義をそろえる： KPIごとに「どのシステムの、何を、いつ、どの範囲で数えるか」を定義として整理し、用途が違っても元の数字は一つにする
- 正本と更新ルートを決める：マスタごとに、どのシステムを「正本」とするか、他のシステムへどう反映するか、更新する担当者や手順を決める
【未来像】土台が整えば、分析もAIも活きてくる
データの土台が整って初めて、次のような取り組みが現実のものになります。
- 商談から受注、売上までを自動でつないだ、精度の高い予算策定・実績予測
- 経営層から現場まで、共通の数字をもとに議論できる環境
- 信頼できるデータを活用した、AIによる分析や問い合わせへの回答
データは「整える」ことで、経営の「資本」になる
データは、バラバラのままでは、確認や修正に追われる「コスト」でしかありません。共通のキーと定義、更新のルールを整えて初めて、経営の判断を支える「資本」に変わります。
インサイトテクノロジーは、データの統合・管理・活用を支える専門家として、自社を実践の場としながら、お客様のデータマネジメントを支援しています。
「データはあるが、数字がそろわない」「どれが最新かわからない」とお悩みの企業の皆様、ぜひご相談ください。共に、データで経営の力を最大化していきましょう。
