オンライン会議で注意すべき4つのポイント
こんにちは！インサイトテクノロジー マーケティング本部の生熊です。
コロナ禍で、人と直接会って会話するという、最も強力かつ一般的なコミュニケーション手段を使うことが難しくなり、社内でもお客様とでもオンライン会議が一般となりました。しかし、どんなに高速なネットワークを使い、高解像のカメラとディスプレイを用意しても相手の細かな表情やニュアンスは分かりにくいと感じています。
ガンダムの世界では、宇宙空間という広大な空間に進出した人類は、新しいコミュニケーション能力を得て、ニュータイプへと進化するのですが、現実はなかなか進化できません。とは言っても、マーケティング業務でも、社内外の人とのコミュニケーションは欠かすことはできませんので、私なりのオンライン会議の注意点をまとめてみました。
きっと、皆さんもそうなのでしょうが、この1年オンライン会議、Webiner、オンラインセミナーなど、コミュニケーションの方法はリアルからオンラインへと変化しました。私も在宅勤務でオンライン会議をするようになって、24インチのモニター、Webカメラ、ヘッドセットや、在宅勤務する部屋のネットワークが弱いのでリピータをかましたりなど、一応機材は揃えましたが、当初はリアル会議の調子で話すと、他の人の音声が被ったりして、オンラインならではのやり方に慣れませんでした。それに、社外会議の場合、Zoom、Meet、Teams、WebEXなど使うツールが様々なので、それらの操作方法にも慣れる必要がありました。
オンライン会議での注意点としては、以下のような点が挙げられます。
1. 事前に資料ファイルは送っておく
画面共有では、細かい文字が入ったExcelなどは読みにくいのと、会議をスムーズに進めるためにも、事前に資料をメール添付やクラウドストレージ共有などで送っておくことで、一読しておいてもらえる可能性が高まります。
2. ホストは5分前にオンライン会議をオープンする
機器の設定などで手間取る参加者がいたりするので、実際の会議時間を遅らせないためにも必要です。
3. 会議が始まったら、ホストは音声が聞こえているかを参加者に聞く
ノートPC本体のマイクやカメラ以外に外部デバイスを接続している場合は、デバイス選択が不適切で聞こえていない参加者がいて、途中で聞こえていないと言われ、再度説明するという手戻りが防げます。
4. ライティングに注意
自宅から参加する場合、バーチャル背景を使えば、部屋の片づけはそれなりにしておけば何とかなりますが、逆光や照明の位置が悪いと顔が見えないということもありました。専用のリングライト等を用意しなくても、スタンドなどで代用することで解決できます。
3月21日に2回目の緊急事態宣言は解除されますが、今しばらくオンライン会議は続くと思います。たぶんワクチン接種がいきわたりコロナの流行が落ち着いても、移動時間が不要で会議室を探さなくても良いオンライン会議は無くならないでしょう。リアルとオンラインをうまく使いわけてきたいものです。